De efficiëntste binnendienst van Nederland

Hoewel digitalisering kan leiden tot een grote tijdsbesparing en concurrentievoordeel, blijft het thema bij veel MKB-ondernemingen op de wensenlijst staan. Strooming was een van deze bedrijven. Verblind door het comfort van het gebruiken van het standaard CRM pakket Exact, en meerdere Excel-lijstjes, was het idee van ‘digitaliseren’ nooit verder gekomen dan de vergaderruimte.

Tot een paar jaar geleden, toen de bedrijfsvoering van Strooming door de coronapandemie in een stroomversnelling kwam. Digitalisering werd in één klap geen wens meer, maar noodzaak. Het werd tijd voor een maatwerk ERP systeem dat voor een integrale bedrijfsvoering moest gaan zorgen.

Over Strooming

Met een rijke expertise in geluid-, geur- en luchtonderzoek voert Strooming dagelijks tientallen onderzoeken uit om een gezond binnenmilieu te creëren. Niet alleen in opdracht van particulieren, maar ook voor woonstichtingen, VvE’s en commerciële bedrijven.

Sam de Ligt, directeur van Strooming, klopte begin 2021 bij ons aan met een duidelijke wens: het realiseren van een integrale bedrijfsvoering middels op maat gemaakte bedrijfssoftware. Samen met Michel, de operationeel directeur van Strooming, merkten ze namelijk dat de grenzen van hun kant-en-klare software pakket voor veel beperkingen zorgden. Dit zorgde voor frustratie: "....we willen een systeem dat zich aanpast aan onze bedrijfsvoering, en niet andersom."

De eerste automatisering: het offerteproces

Ieder digitaliseringstraject begint aan de tekentafel met een goed gesprek en een uitgebreide set aan vragen. Deze kick-off sessie wordt ook wel de ‘Product Discovery’ genoemd. Alle werkprocessen, automatiseringsmogelijkheden en digitaliseringswensen komen hiermee aan het licht.

Het werd al snel duidelijk dat bij Strooming de grootste bottleneck het offerteproces was. De coronapandemie had gezorgd voor een grote toestroom aan offerte-aanvragen van particuliere klanten, die via allerlei kanalen binnenkwamen: via de website, mail, telefoon en externe portalen. Het werd tijd om de instroom van aanvragen te centraliseren, en de uitstroom van offertes zo veel mogelijk te automatiseren.

Middels koppelingen met Outlook, een VoiP-provider (internettelefonie) en een directe koppeling met de website, kwamen alle aanvragen voortaan direct in het in het maatwerk systeem van Strooming terecht:

• Mails module
  Met één muisklik mails kunnen omzetten (1) tot offerte, (2) als lead voor in de sales pipeline of (3) als nieuwe klant.
• VoIP-integratie

  Een nieuwe (potentiële) klant kunnen aanmaken vanuit het systeem via (1) een gesprek (+ automatische logging van het gesprek) of via (2) een belnotificatie.

• Interactieve offerte-webapp
  Door het statische offerteformulier op de website van Strooming om te zetten tot een interactief formulier/webapplicatie, werden er 2 grote winsten behaald. Allereerst kwamen aanvragen direct in het ERP systeem terecht en ten tweede konden particuliere offertes voortaan automatisch worden opgesteld en verstuurd.

Een van
A-Z geautomatiseerde bedrijfsvoering

De positieve effecten van het geautomatiseerde offerteproces werden al snel zichtbaar:

• Door de centralisatie van aanvragen is de reactietijd op offertes met 60% versneld. Ook heeft het bijgedragen aan een toename in werkplezier.

• Dankzij de automatisering van het versturen van offertes voor particuliere klanten bespaart Strooming nu wekelijks 15+ uur.

• Het uitgebreide dashboard levert slimme nieuwe inzichten op, waardoor er nu meer data-gedreven beslissingen gemaakt kunnen worden.

Toen de vruchten werden geplukt van de eerste procesautomatisering, was het enthousiasme groot om de hele bedrijfsvoering van A-Z te digitaliseren. Om de digitalisering op een zo efficiënte manier mogelijk te maken werd het project onderverdeeld in verschillende fases. Per fase lag de focus vervolgens op een specifieke afdeling, denk bijvoorbeeld aan Verkoop of Planning.

Iedere fase begon met een set aan kant-en-klare standaard software modules die we aan de hand van de wensen van Strooming aanpasten en doorontwikkelden. Zo hoeven we niet telkens het ei opnieuw uit te vinden, en kunnen we efficiënt een maatwerk systeem realiseren. Dit bespaart onze opdrachtgevers veel tijd en geld.

Het planningsproces

Door in iedere fase het gesprek aan te gaan met verschillende personeelsleden, kregen we een goed inzicht in de wensen en mogelijkheden per afdeling.

Zo realiseerden we voor de planningsafdeling een ‘automatisch plannen’-functionaliteit. Hierdoor ontvangen klanten die een offerte hebben geaccordeerd automatisch een mail met enkele mogelijke afspraakdata. Klanten kunnen vervolgens door te klikken op een knop in de mail gemakkelijk hun beschikbaarheid doorgeven. Het automatisch herinnerings-mechanische zorgt tevens voor een efficiënt planningsproces, zonder heen-en-weer gebel Uiteraard worden alle acties en correspondenties automatisch gelogd in het ERP systeem.

Dankzij een koppeling met Outlook worden bevestigde afspraken vervolgens automatisch geplaatst in de agenda’s van de collega’s in de buitendienst. Afhankelijk van het type afspraak worden dan automatische taken aangemaakt ter voorbereiding op het uitvoeren van de dienst.

Naast het offerte- en het planningsproces zijn er nog veel meer processen geautomatiseerd: van het registreren van de diensten, het materiaal en de uren tot aan het stroomlijnen van de financiële administratie. Neem contact met ons op om te ontdekken wat digitalisering voor jouw organisatie zou kunnen betekenen.