Van rondslingerende documenten naar één overzichtelijk systeem

Ruim 25 jaar geleden werd LetselAdvies - Randstad Personenschade opgericht, als eerste bi-culturele schaderegelingsbureau van Nederland. Sindsdien heeft LetselAdvies meer dan 20.000 slachtoffers geholpen vanuit 8 kantoren verspreid over heel het land. Wat LetselAdvies uniek maakt is hun specialisme in het bedienen van multiculturele cliënten. Dit doen zij door rechtshulp aan te bieden in 8 verschillende talen en rekening te houden met religieuze en culturele gevoeligheden.

Naast het bijstaan van slachtoffers van letselzaken zet Ethem Emre, de oprichter van LetselAdvies, zich via zijn bedrijf in voor de verdere integratie van burgers met een migratieachtergrond. Zo ondersteunt Ethem via LetselAdvies meerdere sociaal-maatschappelijke projecten en re-integratietrajecten, en streeft hij ernaar zijn bedrijf te transformeren naar een ideële organisatie.

De uitdaging van LetselAdvies

Elke letselschadezaak brengt een omvangrijke hoeveelheid documentatie met zich mee, waaronder medische rapporten, juridische documenten, communicatie met betrokken partijen, etc. Je kunt je dus voorstellen dat in het 25 jarige bestaan van LetselAdvies, waarin meer dan 20.000 slachtoffers zijn geholpen, de stapel documenten erg groot is geworden. Ondanks dat LetselAdvies een aantal jaar geleden in een digitaliseringsslag is overgestapt naar digitale dossiers, was de behoefte aan een centraal en overzichtelijk systeem groter dan ooit.

LetselAdvies groeit namelijk snel, maar draagt tegelijkertijd de verantwoordelijkheid om de gevoelige documenten van zijn cliënten secuur te beheren. Daarom benaderde Ethem Emre ons om een Document Management Systeem (DMS) te ontwikkelen. Zijn wens was duidelijk: een cloud omgeving waarin alle (oude en actuele) documenten van de 8 kantoren efficiënt beheerd, gearchiveerd en toegankelijk gemaakt konden worden. Daarnaast was zijn harde eis dat het systeem de compliance met wet- en regelgeving zou garanderen.

Ondanks dat er meerdere kant-en-klare documentmanagementsystemen op de markt te vinden zijn, koos Ethem voor een maatwerk oplossing. Hieronder vind je een paar van zijn motieven hiervoor:

• Aanpasbaarheid: kant-en-klare systemen zijn beperkt in hun functionaliteiten en zijn gemaakt voor ‘de grote massa’. Ethem wenste te werken vanuit een systeem dat aangepast was aan de unieke bedrijfsprocessen van LetselAdvies, in plaats van zijn processen aan te passen aan de beschikbare software.
• Integraties: ook LetselAdvies kampt met de tekorten op de arbeidsmarkt. Hierdoor is het belangrijk dat de werknemers zo efficiënt mogelijk kunnen werken, om tijdverlies door repetitieve taken te minimaliseren. Werken vanuit één centraal systeem draagt hieraan bij, en daarom wilde Ethem zijn overige software systemen en communicatiekanalen zoveel mogelijk integreren.
• Beveiliging: in het nieuws wordt vaak geschreven over software platformen die per ongeluk gevoelige persoonsgegevens hebben gelekt of slachtoffer zijn geworden van ransomware-aanvallen. Met zijn eigen systeem heeft Ethem nu grip op de beveiligingsmaatregelen en de frequentie en scope van back-ups.
• Schaalbaarheid: ondanks dat LetselAdvies al heeft kunnen groeien tot 8 kantoren over het hele land, zijn de plannen ambitieus. Schaalbaarheid was daarom een extra motief voor Ethem om te kiezen voor een maatwerk oplossing. Hierdoor kan het systeem flexibel meegroeien met de toenemende behoeften van het bedrijf en zijn individuele kantoren.

De reis naar operationele excellentie

Voor dit project was het belangrijk dat de wensen van de verschillende stakeholders in het bedrijf zouden worden meegenomen, dus ook de behoeften van de individuele kantoren. Hiervoor zijn we het hele land afgereisd om inventarisatiesessies te houden met het personeel van LetselAdvies. Deze sessies hebben geleid tot waardevolle inzichten waarmee we een robuust functioneel ontwerp hebben kunnen opstellen. De ontwikkeling van het DMS voor LetselAdvies werd uitgevoerd aan de hand van de Scrum-methodologie, wat zorgde voor een dynamisch en adaptief ontwikkelproces.

Scrum deelt het project namelijk op in meerdere ontwikkelsprints, elk variërend van 2 tot 4 weken, waarin nieuwe versies van de software werden opgeleverd. Deze aanpak maakte het mogelijk om continu feedback te integreren, wat essentieel was om het systeem naadloos aan te laten sluiten op de wensen en eisen van de eindgebruikers. Hieronder zie je enkele functionaliteiten die zijn ontwikkeld voor het documentmanagementsysteem van LetselAdvies.

Digitaliseren doen we samen

Of het nu gaat om het automatiseren van een simpel werkproces, of het uitvoeren van een volledig digitaliseringstraject: maatwerk software brengt je organisatie verder. Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw bedrijf? Vraag dan hieronder een vrijblijvende Workflow Quickscan aan.