Maatwerk bedrijfssoftware voor DRO Renovaties B.V.

Efficiëntieslag van 70% dankzij digitalisering

In de dynamische wereld van de bouwsector, waar arbeidstekorten en tijdsdruk vaak hand in hand gaan, is het optimaliseren van bedrijfsprocessen cruciaal. Vooral nu en in de komende jaren, waarin aannemers maar weinig moeite hoeven te doen om nieuwe klanten te vinden, maar het vinden van collega’s steeds moeilijker wordt. Geen enkele andere sector in Nederland kent zoveel personeelstekorten als in de bouw.

Een stevig fundament

De toenemende disbalans tussen het aantal projecten en de werkcapaciteit begon Therab Raja, oprichter van DRO Renovaties B.V., steeds meer te merken. Daarom benaderde Therab ons in de zomer van 2023 om alle ‘randzaken’ binnen zijn bedrijf zoveel mogelijk te automatiseren. Er moest een einde komen aan losse Excel-lijstjes, repetitieve taken en tijdverlies door miscommunicaties.

In de zomer van 2023 begonnen we voor DRO Renovaties met de ontwikkeling van een Operational Excellence (OpEX) systeem: een centrale online omgeving van waaruit de gehele bedrijfsvoering beheerd en gemonitord kan worden. Een stevig fundament dat randzaken elimineert, werkprocessen automatiseert en data-gedreven inzichten verschaft. Het resultaat: een efficiëntieslag van 70% in de binnendienst. Hierdoor kan DRO Renovaties zich weer focussen op de groei van het bedrijf, in plaats van tijd te verliezen aan repetitieve taken.

Tijd om de rollen om te draaien

In de beginfase van een onderneming is het automatiseren van werkprocessen nog geen absolute noodzaak. Excel voor de administratie en een CRM pakket voor de verkoop vormen dan de basisgereedschappen waarmee veel ondernemers het doen. Dit was ook het geval bij het bedrijf van Therab. Naarmate zijn bedrijf groeide en het aantal projecten fors toenam, begonnen de beperkingen van zijn standaard softwarepakket pas echt zichtbaar te worden:

Te weinig functionaliteiten: vooral op gebied van projecttracking, materiaalbeheer, personeelszaken en klantcommunicatie.
Niet geïntegreerd: moeten schakelen tussen verschillende softwaresystemen, geen mogelijkheid om alle communicatie (website, WhatsApp, mail, etc.) op één centrale plek te beheren en geen automatische koppeling met de boekhouding.
Missende inzichten: “hoeveel verwachte omzet zit er momenteel in de pipeline”, “wat zijn de huidige kosten en uren van dit project”, “wat is de bezettingsgraad van het personeel”, “wat voor feedback had klant X”, etc. Dit zijn enkele vragen die Therab had, waar hij niet direct antwoord op kon krijgen in zijn standaard CRM systeem.
Problemen met schaalbaarheid: de groei van Therab’s bedrijf ging gepaard met nieuwe werkprocessen en verantwoordelijkheden: pensioenen betalen, meedoen met aanbestedingen, etc. Therab wou alles kunnen beheren vanuit één locatie, maar ook dit was niet mogelijk in zijn standaard CRM oplossing.
Toenemende licentiekosten: naarmate het team groeide zag Therab de maandelijkse afschrijving voor zijn softwarepakketten ook toenemen. Een simpele berekening maakte het voor Therab een logische stap om over te stappen naar een maatwerk systeem, waar een eenmalige investering voldoende is.

De wensen van Therab, die je hierboven ziet, waren helemaal niet vreemd. Software hoort namelijk naadloos aan te sluiten op jouw bedrijfsprocessen, in plaats van dat je jouw processen zou moeten aanpassen aan de beschikbare software. Ook Therab zag dit in, en besloot de ‘rollen om te draaien’ door een maatwerk systeem te laten ontwikkelen (het OpEx-systeem) dat naadloos aansluit op zijn bedrijfsvoering.

Hieronder vind je enkele functionaliteiten die zijn ontwikkeld voor het OpEx-systeem van DRO Renovaties B.V.:

Geoptimaliseerd met AI

Alle communicatie op 1 plek

Dankzij koppelingen met Outlook, WhatsApp, Voys (internettelefonie) en de website komt alle communicatie in het OpEx-systeem terecht. Zo kunnen offerte-aanvragen snel behandeld worden, klanten direct beantwoord worden en kunnen aan collega’s makkelijk en snel taken worden toegewezen.

Data-inzichten

Er wordt veel waardevolle data gegenereerd in het OpEx-systeem. De dashboard module zorgt voor geavanceerde rapportages en grafieken om waardevolle inzichten te genereren. In deze module is een koppeling met ChatGPT (AI-technologie) gemaakt, waardoor trends en patronen sneller herkend worden. Naast inzichten over projectvoortgang, resourcegebruik en financiële prestaties worden er ook proactief risico’s gemeld.

Leads

In deze module kunnen leads effectief beheerd worden om de kans op conversie te maximaliseren. Zo worden bijvoorbeeld automatische salestaken aangemaakt op basis van prioriteit, en follow-ups worden geautomatiseerd om de dealconversie hoog te houden. Ook centraliseert het systeem hier op automatische wijze alle offerte-aanvragen en potentiële klanten. Dit is mogelijk dankzij koppelingen met de bedrijfswebsite, VoIP-providers (telefonie) en mail (Outlook/Gmail).

Klantbeheer

In de Klanten module wordt alle klantinformatie verwerkt, op een zo geautomatiseerd mogelijke wijze. Hierdoor is het mogelijk om interacties, contracten, relatiekortingen, onderlinge mails, offertes, facturen, projecthistorie en meer op één centrale plek te beheren.

Geoptimaliseerd met AI

Projectbeheer

Uitgebreide projectbeheer-functionaliteiten zorgen ervoor dat projecten van begin tot eind gepland en uitgevoerd kunnen worden. Gebaseerd op eerder uitgevoerde projecten en een integratie met AI, kunnen projecttijdlijnen en middelengebruik beter ingeschat worden. Ook zorgt automatisering van routinetaken zoals taaktoewijzing, het sturen van project-updates en het bijhouden van de kosten voor veel tijdsbesparing.

Diensten & Producten

De MRP module binnen het systeem centraliseert productinformatie en dienstencatalogi, waardoor snel offertes, facturen en projectplannen opgesteld kunnen worden. Automatisch wordt ook de beschikbaarheid van resources bijgewerkt, wat zorgt voor een efficiëntere allocatie van middelen en vermindering van inschattingsfouten.

Geoptimaliseerd met AI

Calculaties

Om nauwkeurige kostenramingen te kunnen maken is er een slimme calculatie functionaliteit ontwikkeld. Veelgebruikte materialen en arbeidsposten worden opgeslagen in een persoonlijke bibliotheek voor snelle toegang. Een koppeling met het magazijn van het inkoopkanaal van DRO Renovaties zorgt tevens voor een snellere inkoop en minder administratieve lasten.

Geoptimaliseerd met AI

Offertes & Facturen

Calculaties kunnen met één klik worden omgezet tot professionele offertes, in de eigen huisstijl. Voor de begeleidende teksten in de offertes hebben de sales-medewerkers van DRO Renovaties de keuze om het template te volgen, of teksten te laten genereren door AI (gebaseerd op de aangeboden diensten en producten in de offerte). Vanuit het systeem kunnen ook automatisch facturen worden gegenereerd en verstuurd. De integratie met Mollie zorgt voor snellere betalingen, en een koppeling met Yuki zorgt voor een gestroomlijnde boekhouding.

HR-zaken

Zaken rondom het inhuren & betalen van ZZP’ers, interne personeelszaken, urenregistratie, arbeidscontracten, salarisstrookjes, verlof-aanvragen en evaluatiegesprekken kunnen allemaal vanuit de HR-module worden beheerd.

Planning

Een ‘automatisch plannen’-functionaliteit en een koppeling met Outlook zorgen ervoor dat opdrachtgevers automatisch afspraken kunnen inboeken zonder tussenkomst van een administratief medewerker. Een andere toepassing van deze handige functionaliteit is dat klanten die een offerte hebben geaccordeerd automatisch een mail ontvangen met enkele mogelijke afspraakdata. Door vervolgens op knoppen te klikken in de mail kunnen klanten hun beschikbaarheid doorgeven. Het automatisch herinnerings-mechanische zorgt tevens voor een efficiënt planningsproces, zonder heen-en-weer gebel.

Aan het begin van ieder project ondertekenen we een Non-disclosure Agreement. Ook bij DRO Renovaties BV. Dat is niet zonder reden, want de mogelijkheid om een systeem op maat te ontwikkelen biedt unieke kansen die zich vertalen naar concurrentievoordelen. Daarom zijn er een hoop functionaliteiten die we hier niet mogen delen. Ben je benieuwd naar jouw mogelijke concurrentievoordelen met een maatwerk systeem? Klik dan hier om een vrijblijvende afspraak in te plannen.

“Voor hetzelfde geld heb je maatwerk”

Onze focus ligt op het digitaliseren van groeiende MKB-ondernemingen met 5 tot 100 werknemers. Deze bedrijven hebben namelijk vaak unieke werkprocessen waar maatwerk software voor nodig is, maar ze hebben vaak niet de middelen om tonnen te investeren in een CRM of ERP systeem dat vanaf nul opgebouwd moet worden.

Om die reden doen we bij het start van ieder project 2 beloftes, die ervoor zorgen dat het ontwikkelen van een maatwerk systeem voor iedere mkb’er met 5 tot 100 werknemers een logische stap wordt:

BELOFTE 180% Van jouw systeem is al af

Het ‘verhuren’ van kant-en-klare softwarepakketten levert veel geld op. Dit zijn namelijk grote passieve inkomstenstromen voor bedrijven als Exact, Teamleader en Simplicate, maar kost jou als klant veel geld. Al helemaal op de lange termijn.

Wij vinden dat dat anders kan. Daarom zetten we bij ieder nieuw project onze uitgebreide functiebibliotheek in, die bestaat uit meer dan 3 miljoen regels softwarecode. Zo konden wij voor Therab een maatwerk systeem bouwen dat als startpunt de functionaliteiten van zijn oude CRM systeem had.

BELOFTE 2Je bespaart werk en geld

Maandelijkse licentiekosten zijn verleden tijd, omdat je zelf eigenaar wordt van jouw systeem. Daarnaast heb je de volledige flexibiliteit om het systeem naadloos aan te laten sluiten op je bedrijfsvoering, door specifieke functionaliteiten te ontwikkelen. Dit zorgt niet alleen voor meer overzicht, ook verlost het je personeel van repetitieve taken.

Ben je benieuwd naar wat maatwerk kan betekenen voor jouw organisatie? Kom dan met ons in contact om een vrijblijvende Workflow Quickscan uit te laten voeren. Dit is een sessie waarin we onze ervaring zullen inzetten om de digitaliseringspotentie van jouw bedrijf te meten. Hierdoor kunnen we jou een goed beeld geven van de mogelijkheden, kosten en tijdlijnen van jouw digitaliseringstraject.