Teambot Bouw CRM
Hét fundament voor ieder bouwbedrijf
Ons motto ken je waarschijnlijk al: “Je bedrijfsvoering is uniek, daar kan geen enkel standaard softwarepakket tegenop.” Deze uitspraak bewijst zich keer op keer in de praktijk: software hoort namelijk naadloos aan te sluiten op jouw bedrijfsprocessen, in plaats van dat processen zouden moeten worden aangepast aan beschikbare standaard CRM of ERP oplossingen in de markt.
Therab Raja, de oprichter van DRO Renovaties, zag dit ook in. Toen het aantal bouwprojecten binnen zijn bedrijf binnen 1 jaar met ruim 300% toenam, werd het tijd voor een maatwerk systeem. Zijn oude CRM (gericht op bouwbedrijven) was gedateerd en beperkt in functionaliteit, en ook in Teamleader ervaarde Therab beperkingen.
De reis naar operationele excellentie
Binnen vier maanden hebben we met een team van drie softwareontwikkelaars een compleet OpEx-systeem ontwikkeld voor DRO Renovaties. Dit systeem, voorzien van uitgebreide functionaliteiten en ondersteund door Artificial Intelligence, heeft zich ook als zeer nuttig bewezen voor andere bouwbedrijven. Daarom voeren we momenteel een aantal pilots uit onder de naam 'Teambot Bouw'. Omdat het systeem al zeer compleet is, hebben we slechts twee weken nodig om het perfect aan te passen aan de processen van nieuwe bouwbedrijven die zich bij de pilot aansluiten
Niet zomaar een CRM
Bouwbedrijven worstelen momenteel niet alleen met de krapte op de arbeidsmarkt, maar ook met de toenemende complexiteit van hun projecten en administratieve lasten. Dit is het gevolg van nieuwe wetgevingen, verplichte certificeringen, en meer. Dit vergroot de noodzaak van een geïntegreerd en geoptimaliseerd systeem dat een einde maakt aan tijdrovende en foutgevoelige processen zoals het handmatige registreren van uren en het bijhouden van projectkosten.
Tijdens de ontwikkeling van Teambot Bouw lag de focus niet alleen op het automatiseren van werkprocessen, maar ook op het optimaliseren ervan. Er bestaan namelijk al veel standaard softwarepakketten waarin het bijvoorbeeld mogelijk is om je uren te registreren of je klantenoverzicht bij te werken. Op deze 3 manieren levert het systeem unieke waarde aan zijn doelgroep:
Branchespecifieke oplossing
Zoals de naam al verklapt, is Teambot Bouw een specifieke CRM oplossing voor de bouwsector. Systemen die gericht zijn op een specifieke branche hebben een grote kans op commercieel succes, ze sluiten immers veel beter aan op de behoeften van een bedrijf dan een standaard pakket dat zou kunnen. Functionaliteiten die betrekking hebben op projectbeheer, calculatie en materieellogistiek vind je niet zo snel in algemene CRM- of ERP-systemen.
Customization mogelijkheid
Een systeem gaat pas écht waarde leveren wanneer deze volledig aan kan sluiten op je bedrijfsvoering. Daarom bieden we namens ITR de mogelijkheid aan Teambot Bouw gebruikers om hun systeem aan te laten passen om in bedrijfsspecifieke behoeftes te kunnen voorzien.
AI-gedreven procesoptimalisatie
AI biedt veel kansen. Middels koppelingen met ChatGPT (OpenAI) en Gemini (Google DeepMind) ontwikkelen we steeds meer software producten die ondersteund worden door AI. Ook Therab koos ervoor om zich te onderscheiden van bestaande CRM systemen, onder andere door AI in te zetten.
Bij de term ‘AI’ wordt vaak gedacht aan complexe algoritmes en modellen die moeilijk te ontwikkelen zijn. Gelukkig maken API koppelingen zoals ChatGPT (OpenAI) en Gemini (Google DeepMind) het eenvoudig om AI-technologie te integreren in een softwareproduct. Dit biedt enorme kansen, want er zijn veel branche-specifieke innovaties mogelijk simpelweg door het inzetten van kunstmatige intelligentie.
Wil je meer te weten komen over het ontwikkelen van een digitaal product dat AI bevat? Neem dan vrijblijvend contact met ons op! We zijn benieuwd naar jouw verhaal.
Het online gereedschap voor bouwbedrijven
Omdat Teambot Bouw een compleet CRM moest worden met een uitgebreide suite aan tools en functionaliteiten, deelden we het project op in 3 fases.
- Fase 1: verkoop.
- Fase 2: projecten.
- Fase 3: administratie en inzichten.
Door een vast inventarisatie-framework te volgen tijdens de brainstormsessies met DRO ontdekten we veel kansen in het optimaliseren van bestaande processen door AI toe te passen. Een eerste opzet voor het opstellen van klantcontracten en offertes wordt nu bijvoorbeeld automatisch uitgevoerd dankzij een koppeling met ChatGPT. Dit is mogelijk omdat alle interne en externe communicatie centraal wordt opgeslagen door koppelingen met VoIP-providers, Outlook/Gmail en de mogelijkheid om bestanden te uploaden. ChatGPT gebruikt al deze informatie vervolgens om waardevolle output te genereren die DRO Renovaties nu gigantisch veel tijd bespaart.
Een greep uit de functionaliteiten die zijn ontwikkeld voor DRO Renovaties / Teambot Bouw:
Geoptimaliseerd met AI
Rapportage en AI-analyse
De geavanceerde rapportage- en analysefuncties in Teambot Bouw helpen bedrijven om diepere inzichten te verkrijgen in hun bedrijfsvoering. Ook hier speelt AI een rol. Dankzij de data die wordt verzameld in het systeem kunnen namelijk trends en patronen herkend worden in projectvoortgang, resourcegebruik en financiële prestaties. Hierdoor kunnen realtime inzichten worden gegenereerd, die ervoor zorgen dat er beter geïnformeerde beslissingen genomen kunnen worden. Ook worden proactief risico’s gemeld, als de projectkosten bijvoorbeeld tegen budget lopen of de omzetprognose zwakke cijfers laat zien.
Leads
In deze module kunnen leads effectief beheerd worden om de kans op conversie te maximaliseren. Zo worden bijvoorbeeld automatische salestaken aangemaakt op basis van prioriteit, en follow-ups worden geautomatiseerd om de dealconversie hoog te houden. Ook centraliseert het systeem hier op automatische wijze alle offerte-aanvragen en potentiële klanten. Dit is mogelijk dankzij koppelingen met de bedrijfswebsite, VoIP-providers (telefonie) en e-mail (Outlook/Gmail).
Klantbeheer
De Klanten module in Teambot Bouw centraliseert alle klantinformatie. Hierdoor is het mogelijk om interacties, contracten, onderlinge mails, offertes, facturen en projecthistorie op één plek te beheren.
Geoptimaliseerd met AI
Projectbeheer
Meerdere projectbeheer-functionaliteiten in Teambot Bouw zorgen ervoor dat projecten van begin tot eind gepland en uitgevoerd kunnen worden. AI-modellen voorspellen projecttijdlijnen, optimaliseren de allocatie van materieel en helpen bij het identificeren van mogelijke vertragingen. Realtime monitoring en rapportages houden teams op de hoogte van de voortgang, terwijl automatisering van routinetaken zoals taaktoewijzing en voortgangsrapportages de productiviteit verhoogt. Omdat Teambot Bouw ook te gebruiken is op mobiel of tablet, kan de voortgang altijd op locatie bijgewerkt en bekeken worden.
Diensten & producten
De MRP module binnen het systeem centraliseert productinformatie en dienstencatalogi, waardoor snel offertes, facturen en projectplannen opgesteld kunnen worden. Automatisch wordt ook de beschikbaarheid van resources bijgewerkt, wat zorgt voor een efficiëntere allocatie van middelen en vermindering van inschattingsfouten.
Geoptimaliseerd met AI
Calculaties
Voor bouwbedrijven is het cruciaal om nauwkeurige kostenramingen te kunnen maken. De calculatie functionaliteit in Teambot Bouw maakt het mogelijk om op eenvoudige wijze complexe calculaties uit te voeren. Veelgebruikte materialen en arbeidsposten worden opgeslagen in een persoonlijke bibliotheek voor snelle toegang. AI-aangedreven voorstellen helpen bij het doen van nauwkeurige kostenvoorspellingen en het vinden van alternatieve materialen door live te scrapen op bepaalde websites. Dit leidt tot winstgevendere projecten die tevens een minder administratieve last dragen.
Geoptimaliseerd met AI
Offertes & facturen
Binnen Bouw kunnen gebruikers calculaties met één klik omzetten tot professionele offertes, in de eigen huisstijl. Voor de begeleidende teksten in de offertes kan gekozen worden om de teksten in het template te volgen, of teksten te laten genereren door AI (gebaseerd op de aangeboden diensten en producten in de offerte). Vanuit het systeem kunnen ook automatisch facturen worden gegenereerd en verstuurd. De integratie met Mollie zorgt voor snellere betalingen. Daarnaast zorgt de koppeling met Yuki voor minder administratieve lasten.
HR-zaken en Planning
Bouw biedt ook een oplossing voor de HR-zaken die gemoeid gaan met het runnen van een bouwbedrijf. Denk aan zaken rondom het inhuren van ZZP’ers, interne personeelszaken, urenregistratie, arbeidscontracten, salarisstrookjes, verlof-aanvragen en evaluatiegesprekken.
Waar mogelijk worden de processen geautomatiseerd. De planning- en beschikbaarheidsfunctionaliteit is hier een goed voorbeeld van. Dankzij deze functionaliteit kunnen opdrachtgevers automatisch afspraken inboeken zonder tussenkomst van een administratief medewerker.
Aan het begin van ieder project ondertekenen we een Non-disclosure Agreement. Ook bij DRO Renovaties. Dat is niet zonder reden, want de mogelijkheid om een systeem op maat te ontwikkelen biedt unieke kansen die zich vertalen naar concurrentievoordelen. Daarom zijn er enkele functionaliteiten die specifiek voor DRO zijn ontwikkeld die we hier niet mogen delen.
Innoveren in jouw branche?
Zonder de hulp van Therab, oprichter van DRO Renovaties, zou de pilot van Teambot Bouw niet succesvol zijn geweest. Dit komt omdat Therab zelf een bouwbedrijf heeft, en dus goed begrijpt wat de actuele behoeftes en pijnpunten zijn in zijn branche. Zo wist hij exact wat de visie moest zijn voor het te ontwikkelen systeem, om een uniek voordeel te kunnen bieden ten opzichte van bestaande systemen in de markt.
De kans op commercieel succes wanneer ondernemers een product of tool ontwikkelen voor hun eigen branche is zeer groot. Dit bewijst zich keer op keer, en wordt de Product-Founder Fit genoemd. John van Wijk, oprichter van een administratiekantoor, is hier ook een goed voorbeeld van. Hij liet een CRM systeem ontwikkelen voor zijn eigen kantoor, dat hij vervolgens doorontwikkelde tot een commercieel software product om in te spelen op de behoeften van zijn branche:
Om onze bedrijfsvoering verder te automatiseren zijn we in zee gegaan met ITR. Dankzij hun proactieve houding, slimme koppen en ervaringen in de wereld van CRM’s, verliep de samenwerking uitmuntend! Het maatwerk CRM bleek na ontwikkeling ook erg handig te zijn voor andere boekhoudkantoren. Daarom vermarkten we het nu onder de naam “Oase Plus”. Ook hier helpt ITR ons erg goed bij: niet alleen technisch, maar ook op zakelijk en juridisch gebied."
John van Wijk
CEO RAAD International
Ben je benieuwd geworden hoe je jouw idee zou kunnen omzetten tot een succesvol product? Neem dan hieronder vrijblijvend contact op, we gaan graag met je in gesprek.
