Gehele recruitment agency runnen vanuit één systeem

Ocullus Consultancy is gespecialiseerd in het bevorderen van diversiteit en inclusie binnen bedrijven. Dit doet Ocullus door werkomgevingen te creëren waarin iedereen, ongeacht achtergrond, geslacht of cultuur, gelijke kansen krijgt. De core focus van Ocullus is echter het – op een volledig objectieve manier – werven van kandidaten. Zo heeft Ocullus al meerdere organisaties geholpen aan nieuwe collega’s, waaronder de gemeente Utrecht, de Belastingdienst en het Van Gogh Museum.

Karima el Bouchtaoui zag tijdens haar functie als Bestuursadviseur D&I bij de gemeente Den Haag in dat onbewuste vooroordelen een grote rol spelen op de werkvloer. Dat was voor haar de reden om in 2018 Ocullus op te richten en het anders aan te pakken dan het gemiddelde recruitmentbureau. Ze koos er namelijk voor om haar gehele werving te baseren op een wetenschappelijk bewezen en competentiegericht sollicitatieproces. Deze wervingsmethode bleek in de praktijk erg effectief, zowel op gebied van objectiviteit als het aantal succesvolle plaatsingen van kandidaten.

Om haar bedrijf verder op te kunnen schalen benaderde Karima ons om een maatwerk systeem te ontwikkelen. Niet alleen voor het kunnen beheren van de werkprocessen vanuit een centrale omgeving, maar ook om zoveel mogelijk ‘randzaken’ en repetitieve taken te automatiseren.

De wens: werken vanuit één centraal systeem

Op een typische werkdag verloren Karima en haar collega’s steeds meer tijd aan het switchen tussen platformen en systemen voor het uitvoeren van de werkprocessen: een CRM voor klantbeheer, een ATS voor het beheren van de sollicitaties, een externe vacaturepagina, e-mail, Whatsapp, etc. Karima merkte dat naarmate haar team groeide, de maandelijkse licentiekosten voor de software ook fors toenamen. Haar ultieme wens was om met haar team vanuit één geïntegreerd systeem te kunnen werken. Een systeem dat niet alleen de kernactiviteiten zoals het werven en plaatsen van kandidaten zou stroomlijnen, maar ook alle andere processen zou integreren (klantbeheer, vacatures, communicatie, administratie, marketing, etc.).

Voor Ocullus ontwikkelden we daarom een maatwerk OpEx-systeem. Een Operationele Excellentie (OpEx) systeem kan beschreven worden als een systeem dat naadloos integreert met de algehele bedrijfsvoering, gekoppeld is met externe software-platformen, zorgt voor taak- en rapporteer-verantwoordelijkheid op individueel niveau en vaak processen optimaliseert middels AI-integraties.

Van Excel naar Excellentie

De unieke wervingsmethode van Karima werkt aan de hand van een uitgebreid puntensysteem en anonimisering. Kandidaten die solliciteren op een vacature dienen enkele vragen te beantwoorden waarna ze beoordeeld kunnen worden aan de hand van competentie-gebaseerde normeringen. Nadat alle kandidaten – op anonieme wijze en volledig op basis van competenties – zijn beoordeeld, geven de resultaten inzicht in de sterkte van de competenties van de kandidaten. Ook kan hieruit opgemaakt worden welke kandidaten het hoogst scoren, en dus het meest in aanmerking komen voor de functie.

Aangezien deze manier van werven relatief onbekend was, en veel persoonlijke – wetenschappelijk gedreven – aanpassingen van Karima bevatte, waren er nog geen tools op de markt waarin dit proces uitgevoerd kon worden. Karima maakte voor het wervingsproces daarom gebruik van meerdere Excel-bestanden, die ieder een deel van het wervingsproces digitaliseerden.

Echter zag Karima in dat dit ten koste ging van de objectiviteit van het wervingsproces, en voor veel tijdverlies zorgde. Als harde eis had Karima daarom om ook haar unieke wervingsproces te integreren in het OpEx-systeem, zodat ze geen gebruik meer hoefde te maken van losse Excel-bestanden die tevens niet goed aansloten op haar specifieke behoeften.

Ontwikkeling aan de hand van Scrum

Voor dit project was het belangrijk dat alle processen geïntegreerd zouden worden in het OpEx-systeem, zodat het team de hele dag vanuit één centrale omgeving kon blijven werken. Daarom hebben we meerdere inventarisatiesessies uitgevoerd om een robuust functioneel ontwerp op te kunnen stellen. Dit ontwerp zette de basis voor de mijlpalen van het project, waarin gebruikt werd gemaakt van de Scrum-methodologie.

Dankzij Scrum konden we continu ontwikkelen aan de hand van de feedback van Karima en haar collega’s, omdat er tussentijds meerdere versies van de software werden opgeleverd. Scrum passen wij toe in al onze softwareprojecten, en is essentieel om systemen naadloos aan te laten sluiten op de wensen en eisen van de eindgebruikers.

Enkele functionaliteiten

In ieder project zetten we onze uitgebreide functiebibliotheek in met meerdere standaard software modules, ook in dit project. Hierdoor konden we het OpEx-systeem van Ocullus erg compleet maken door verschillende CRM/ATS/HRM/AI functionaliteiten te integreren, die we enkel nog maar hoefden aan te passen naar de specifieke behoeften van Ocullus.

Een greep uit de functionaliteiten die zijn ontwikkeld voor het OpEx-systeem van Ocullus:

Van maatwerk systeem naar
winnend product

De positieve feedback van de opdrachtgevers van Ocullus over het systeem was overweldigend. Zij konden nu live meekijken naar hoe Karima en haar collega’s – op volledig objectieve wijze – hun kandidaten aan het werven waren. Ze waren zó positief, dat ze wensten het systeem ook voor in hun eigen recruitmentafdeling in te zetten. Dit zetten Karima aan om samen met ons het systeem door te ontwikkelen, en te gaan vermarkten als software product onder de naam ‘Evenness’. Een van de eerste klanten van Evenness was Woonstad Rotterdam, voor wie we het systeem volledig hebben gecustomized. In deze case study lees je daar meer over.

Heb jij een idee voor een digitaal product dat je graag eens met ons zou willen bespreken? Neem dan hieronder contact met ons op! We zijn benieuwd naar jouw verhaal.