Lagaranta case study pic

Bedrijfsvoering van 3 bedrijven vanuit 1 ERP

Verse koffie dankzij een geïntegreerd ERP

itr background shadow orange

Koffie zonder bijsmaak

De bedrijven Lagaranta, De Hofbranders en ‘t Nederhofje onderscheiden zich in de koffie-industrie door hun volle toewijding aan eerlijke koffie. Dit doen zij door direct samen te werken met koffieboeren en gemeenschappen in Uganda, Colombia en Oost-Timor, zonder tussenkomst van externe partijen. Hierdoor worden de boeren eerlijk gecompenseerd, en kunnen wij genieten van verse, ethisch geteelde, koffie van topkwaliteit.

Lagaranta Nederhofje

In Nederland verkopen Lagaranta en De Hofbranders hun ‘Specialty Coffee’ aan zowel consumenten als bedrijven. Dit doen zij via hun eigen online- en offline kanalen, maar ook via sociaal maatschappelijke initiatieven. Een van deze initiatieven is “t Nederhofje”: een dagbesteding met een maatschappelijke en zinvolle invulling.

Drie bedrijven, één ERP

Zoals je hebt kunnen lezen zijn Lagaranta en De Hofbranders geen typische koffiebedrijven. Het direct inkopen van de koffiebonen en het ongebrand importeren ervan zorgen er enerzijds voor dat klanten kunnen genieten van de lekkerste koffie, maar anderzijds voor een grote logistieke uitdaging. Na aankomst in Nederland dienen de bonen nog gebrand te worden, een kwaliteitscontrole te ondergaan en verpakt & verkocht te worden.

FunctiebibliotheekITR

Naarmate het volume steeds sneller toenam, werd het beheren van alle orders en werkprocessen vanuit verschillende standaard ERP-systemen en Excel-lijstjes onhoudbaar. Daarom benaderde Dirk Harteveld, de oprichter van de drie bedrijven, ons in 2023 om een geïntegreerd ERP systeem te ontwikkelen. Zijn wens was om alle aspecten van de bedrijfsvoering, van inkoop en voorraadbeheer tot verkoop en distributie, te kunnen beheren (en optimaliseren) vanuit één centrale omgeving.

De weg naar
operationele excellentie

Net als ieder project, begonnen we ook voor dit maatwerk ERP met een uitgebreid functioneel ontwerp. Hierdoor konden we bij aanvang van het project bepaalde mijlpalen stellen, en de verschillende fases vormgeven. Aangezien dit een ERP betreft dat de processen van drie verschillende bedrijven zal integreren, is er ook uitgebreid aandacht besteed aan de database architectuur van het systeem.

Verschillende inventarisatiesessies in de eerste week van het project gaven een duidelijk inzicht in de verschillende bedrijfsprocessen, en de specifieke behoeften en eisen van Dirk en zijn collega’s. Dit heeft ervoor gezorgd dat we het project in 5 verschillende fases hebben kunnen opdelen, die allen aan de hand van de Scrum-methodologie zijn uitgevoerd:

software-op-maat-ontwikkeling-crm-erp

Tijdens de ontwikkeling van het systeem is er consistent gebruik gemaakt van de Scrum-methode. Dit houdt in dat er in iedere fase is gewerkt met meerdere ‘sprints’ van 2-4 weken waarin nieuwe versies van de software werden opgeleverd. Hierdoor kon er tussentijds veel feedback worden gegeven die in de volgende sprints meteen werden opgepakt.

Samen met Dirk en zijn collega’s hebben we het project in 5 maanden af kunnen ronden, wat relatief snel is voor een ERP van deze mate van omvang en complexiteit. We vermoeden dat de vele kopjes koffie van de bedrijven sterk hebben bijgedragen aan de snelle voltooiing van het systeem...

Ster ITR Ster ITR Ster ITR Ster ITR Ster ITR

Dirk over de samenwerking

Voor onze bedrijven gespecialiseerd in de import en verkoop van specialty coffee, hadden we behoefte aan een speciaal ontworpen ERP systeem. ITR heeft deze uitdaging met verve en professionalisme opgepakt. We genieten nu van een geïntegreerde online omgeving die volledig aansluit op onze operationele behoeften. Wat ik waardeer aan ITR is hun eindeloze geduld en hun bereidheid om aanpassingen door te voeren, zelfs maanden na de oplevering. Daarom raden wij het samenwerken met ITR ten zeerste aan voor iedereen die op zoek is naar een betrouwbare partner voor softwareontwikkeling en digitalisering.

Mees_CTA

Dirk Harteveld

CEO Lagaranta, De Hofbranders & ‘t Nederhofje

Enkele punten/functionaliteiten

Het ERP is een compleet systeem geworden van waaruit de gehele bedrijfsvoering van de drie bedrijven in beheerd kan worden. Om er een echt ‘geïntegreerd systeem’ van te maken zijn er ook meerdere koppelingen gemaakt met externe systemen. Niet alleen zijn hiermee de werkprocessen tot zekere mate geautomatiseerd, ook kunnen er nu makkelijk gegevens en inzichten worden uitgewisseld tussen de bedrijven. Hieronder vind je enkele functionaliteiten die per fase zijn ontwikkeld voor het geïntegreerde ERP systeem van Lagaranta, De Hofbranders en ‘t Nederhofje.

Inkoop en logistiek

Geoptimaliseerd met AI

Koffieboon_lagaranta

Inkoopbeheer

Module t.b.v. tracken inkooporders, inclusief contractbeheer en prestatiebeoordelingen leveranciers.

Koffieboon_lagaranta

Transport

Plannen, optimaliseren en real-time volgen van zendingen met geïntegreerde logistieke oplossingen.

Koffieboon_lagaranta

Non-food inkoopbeheer

Module t.b.v. plaatsen orders non-food producten: koffiemachines, koffiemolens, cappuccinokannetjes, etc.

Branden en kwaliteit

Koffieboon_lagaranta

Batch-tracering

Volledige traceerbaarheid van elke partij van aankomst in Nederland tot aan het branden.

Geoptimaliseerd met AI

Koffieboon_lagaranta

Productieplanning

Automatisering van het brandproces met instelbare profielen voor verschillende koffiesoorten.

Geoptimaliseerd met AI

Koffieboon_lagaranta

Kwaliteitscontrole

Modules voor het monitoren van voldoen aan kwaliteitseisen tijdens het branden en na verwerking.

Voorraad en distributie

Koffieboon_lagaranta

Voorraadbeheer

Real-time monitoring van voorraadniveaus op de verschillende locaties in Zuid-Holland, inclusief automatische optimalisaties en waarschuwingssystemen.

Koffieboon_lagaranta

Orderbeheer

Beheer van klantorders, van ontvangst tot levering, met geïntegreerde ordertracking en koppeling met de webshop (WooCommerce).

Koffieboon_lagaranta

Distributieplanning

Automatische optimalisaite van de distributieschema's om leveringsefficiëntie te verhogen (bezorging is voor 70%+ in eigen beheer).

Verkoop en CRM

Koffieboon_lagaranta

Klantenbeheer

Gedetailleerde klantendatabases met historische besteldata en klantgegevens.

Geoptimaliseerd met AI

Koffieboon_lagaranta

Verkoopanalyse

Een functionaliteit voor het analyseren van verkoopgegevens en het identificeren van verkoopkansen en seizoensgebonden trends.

Koffieboon_lagaranta

Klantenservice

Een geïntegreerde supportfunctionaliteit om klantvragen via e-mail en WhatsApp makkelijk vanuit het systeem af te kunnen handelen,

Dashboard en administratie

Koffieboon_lagaranta

Koppeling boekhoudsoftware

Er is een koppeling gemaakt met boekhoudpakket InformerOnline, dit zorgt voor een gestroomlijnde administratie.

Koffieboon_lagaranta

Status-inzichten

Meerdere grafieken en visuals met waardevolle inzichten in de statussen van verschillende processen: productie, voorraad, levering en klantenservice.

Geoptimaliseerd met AI

Koffieboon_lagaranta

Omzet-inzichten

Meerdere grafieken en visuals met waardevolle inzichten met betrekking tot de financiële statussen van de bedrijven. Inclusief omzetprognoses en waarschuwingen ondersteund door AI.

Digitaliseren doen we samen

Of het nu gaat om het automatiseren van een simpel werkproces, of het uitvoeren van een volledig digitaliseringstraject: maatwerk software brengt je bedrijf verder. Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag dan hieronder een vrijblijvende Workflow Quickscan aan. We nemen binnen 24 uur contact met je op. Beloofd.

Recente
projecten.

ITR favicon wit
Event-driven architecture Digitaal product

Van maatwerk systeem naar succesvol product

Lees meer

ITR favicon wit
Event-driven architecture Bedrijfssoftware

De efficiëntste binnendienst van Nederland

Lees meer

ITR favicon wit
Event-driven architecture Bedrijfssoftware

Efficiëntieslag van 70% dankzij digitalisering

Lees meer