Verse koffie dankzij een geïntegreerd ERP

Koffie zonder bijsmaak

De bedrijven Lagaranta, De Hofbranders en ‘t Nederhofje onderscheiden zich in de koffie-industrie door hun volle toewijding aan eerlijke koffie. Dit doen zij door direct samen te werken met koffieboeren en gemeenschappen in Uganda, Colombia en Oost-Timor, zonder tussenkomst van externe partijen. Hierdoor worden de boeren eerlijk gecompenseerd, en kunnen wij genieten van verse, ethisch geteelde, koffie van topkwaliteit.

In Nederland verkopen Lagaranta en De Hofbranders hun ‘Specialty Coffee’ aan zowel consumenten als bedrijven. Dit doen zij via hun eigen online- en offline kanalen, maar ook via sociaal maatschappelijke initiatieven. Een van deze initiatieven is “t Nederhofje”: een dagbesteding met een maatschappelijke en zinvolle invulling.

Drie bedrijven, één ERP

Zoals je hebt kunnen lezen zijn Lagaranta en De Hofbranders geen typische koffiebedrijven. Het direct inkopen van de koffiebonen en het ongebrand importeren ervan zorgen er enerzijds voor dat klanten kunnen genieten van de lekkerste koffie, maar anderzijds voor een grote logistieke uitdaging. Na aankomst in Nederland dienen de bonen nog gebrand te worden, een kwaliteitscontrole te ondergaan en verpakt & verkocht te worden.

De weg naar
operationele excellentie

Net als ieder project, begonnen we ook voor dit maatwerk ERP met een uitgebreid functioneel ontwerp. Hierdoor konden we bij aanvang van het project bepaalde mijlpalen stellen, en de verschillende fases vormgeven. Aangezien dit een ERP betreft dat de processen van drie verschillende bedrijven zal integreren, is er ook uitgebreid aandacht besteed aan de database architectuur van het systeem.

Verschillende inventarisatiesessies in de eerste week van het project gaven een duidelijk inzicht in de verschillende bedrijfsprocessen, en de specifieke behoeften en eisen van Dirk en zijn collega’s. Dit heeft ervoor gezorgd dat we het project in 5 verschillende fases hebben kunnen opdelen, die allen aan de hand van de Scrum-methodologie zijn uitgevoerd:

• Fase 1: Inkoop en logistiek
• Fase 2: Branden en kwaliteit
• Fase 3: Voorraad en distributie
• Fase 4: Verkoop en CRM
• Fase 5: Dashboard en administratie

Tijdens de ontwikkeling van het systeem is er consistent gebruik gemaakt van de Scrum-methode. Dit houdt in dat er in iedere fase is gewerkt met meerdere ‘sprints’ van 2-4 weken waarin nieuwe versies van de software werden opgeleverd. Hierdoor kon er tussentijds veel feedback worden gegeven die in de volgende sprints meteen werden opgepakt.

Samen met Dirk en zijn collega’s hebben we het project in 5 maanden af kunnen ronden, wat relatief snel is voor een ERP van deze mate van omvang en complexiteit. We vermoeden dat de vele kopjes koffie van de bedrijven sterk hebben bijgedragen aan de snelle voltooiing van het systeem...

Enkele punten/functionaliteiten

Het ERP is een compleet systeem geworden van waaruit de gehele bedrijfsvoering van de drie bedrijven in beheerd kan worden. Om er een echt ‘geïntegreerd systeem’ van te maken zijn er ook meerdere koppelingen gemaakt met externe systemen. Niet alleen zijn hiermee de werkprocessen tot zekere mate geautomatiseerd, ook kunnen er nu makkelijk gegevens en inzichten worden uitgewisseld tussen de bedrijven. Hieronder vind je enkele functionaliteiten die per fase zijn ontwikkeld voor het geïntegreerde ERP systeem van Lagaranta, De Hofbranders en ‘t Nederhofje.

Digitaliseren doen we samen

Of het nu gaat om het automatiseren van een simpel werkproces, of het uitvoeren van een volledig digitaliseringstraject: maatwerk software brengt je bedrijf verder. Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag dan hieronder een vrijblijvende Workflow Quickscan aan. We nemen binnen 24 uur contact met je op. Beloofd.