Bedrijfsvoering van 3 bedrijven vanuit 1 ERP
De bedrijven Lagaranta, De Hofbranders en ‘t Nederhofje onderscheiden zich in de koffie-industrie door hun volle toewijding aan eerlijke koffie. Dit doen zij door direct samen te werken met koffieboeren en gemeenschappen in Uganda, Colombia en Oost-Timor, zonder tussenkomst van externe partijen. Hierdoor worden de boeren eerlijk gecompenseerd, en kunnen wij genieten van verse, ethisch geteelde, koffie van topkwaliteit.
In Nederland verkopen Lagaranta en De Hofbranders hun ‘Specialty Coffee’ aan zowel consumenten als bedrijven. Dit doen zij via hun eigen online- en offline kanalen, maar ook via sociaal maatschappelijke initiatieven. Een van deze initiatieven is “t Nederhofje”: een dagbesteding met een maatschappelijke en zinvolle invulling.
Zoals je hebt kunnen lezen zijn Lagaranta en De Hofbranders geen typische koffiebedrijven. Het direct inkopen van de koffiebonen en het ongebrand importeren ervan zorgen er enerzijds voor dat klanten kunnen genieten van de lekkerste koffie, maar anderzijds voor een grote logistieke uitdaging. Na aankomst in Nederland dienen de bonen nog gebrand te worden, een kwaliteitscontrole te ondergaan en verpakt & verkocht te worden.
Naarmate het volume steeds sneller toenam, werd het beheren van alle orders en werkprocessen vanuit verschillende standaard ERP-systemen en Excel-lijstjes onhoudbaar. Daarom benaderde Dirk Harteveld, de oprichter van de drie bedrijven, ons in 2023 om een geïntegreerd ERP systeem te ontwikkelen. Zijn wens was om alle aspecten van de bedrijfsvoering, van inkoop en voorraadbeheer tot verkoop en distributie, te kunnen beheren (en optimaliseren) vanuit één centrale omgeving.
Net als ieder project, begonnen we ook voor dit maatwerk ERP met een uitgebreid functioneel ontwerp. Hierdoor konden we bij aanvang van het project bepaalde mijlpalen stellen, en de verschillende fases vormgeven. Aangezien dit een ERP betreft dat de processen van drie verschillende bedrijven zal integreren, is er ook uitgebreid aandacht besteed aan de database architectuur van het systeem.
Verschillende inventarisatiesessies in de eerste week van het project gaven een duidelijk inzicht in de verschillende bedrijfsprocessen, en de specifieke behoeften en eisen van Dirk en zijn collega’s. Dit heeft ervoor gezorgd dat we het project in 5 verschillende fases hebben kunnen opdelen, die allen aan de hand van de Scrum-methodologie zijn uitgevoerd:
Tijdens de ontwikkeling van het systeem is er consistent gebruik gemaakt van de Scrum-methode. Dit houdt in dat er in iedere fase is gewerkt met meerdere ‘sprints’ van 2-4 weken waarin nieuwe versies van de software werden opgeleverd. Hierdoor kon er tussentijds veel feedback worden gegeven die in de volgende sprints meteen werden opgepakt.
Samen met Dirk en zijn collega’s hebben we het project in 5 maanden af kunnen ronden, wat relatief snel is voor een ERP van deze mate van omvang en complexiteit. We vermoeden dat de vele kopjes koffie van de bedrijven sterk hebben bijgedragen aan de snelle voltooiing van het systeem...
Voor onze bedrijven gespecialiseerd in de import en verkoop van specialty coffee, hadden we behoefte aan een speciaal ontworpen ERP systeem. ITR heeft deze uitdaging met verve en professionalisme opgepakt. We genieten nu van een geïntegreerde online omgeving die volledig aansluit op onze operationele behoeften. Wat ik waardeer aan ITR is hun eindeloze geduld en hun bereidheid om aanpassingen door te voeren, zelfs maanden na de oplevering. Daarom raden wij het samenwerken met ITR ten zeerste aan voor iedereen die op zoek is naar een betrouwbare partner voor softwareontwikkeling en digitalisering.
CEO Lagaranta, De Hofbranders & ‘t Nederhofje
Het ERP is een compleet systeem geworden van waaruit de gehele bedrijfsvoering van de drie bedrijven in beheerd kan worden. Om er een echt ‘geïntegreerd systeem’ van te maken zijn er ook meerdere koppelingen gemaakt met externe systemen. Niet alleen zijn hiermee de werkprocessen tot zekere mate geautomatiseerd, ook kunnen er nu makkelijk gegevens en inzichten worden uitgewisseld tussen de bedrijven. Hieronder vind je enkele functionaliteiten die per fase zijn ontwikkeld voor het geïntegreerde ERP systeem van Lagaranta, De Hofbranders en ‘t Nederhofje.
Geoptimaliseerd met AI
Inkoopbeheer
Module t.b.v. tracken inkooporders, inclusief contractbeheer en prestatiebeoordelingen leveranciers.
Transport
Plannen, optimaliseren en real-time volgen van zendingen met geïntegreerde logistieke oplossingen.
Non-food inkoopbeheer
Module t.b.v. plaatsen orders non-food producten: koffiemachines, koffiemolens, cappuccinokannetjes, etc.
Batch-tracering
Volledige traceerbaarheid van elke partij van aankomst in Nederland tot aan het branden.
Geoptimaliseerd met AI
Productieplanning
Automatisering van het brandproces met instelbare profielen voor verschillende koffiesoorten.
Geoptimaliseerd met AI
Kwaliteitscontrole
Modules voor het monitoren van voldoen aan kwaliteitseisen tijdens het branden en na verwerking.
Voorraadbeheer
Real-time monitoring van voorraadniveaus op de verschillende locaties in Zuid-Holland, inclusief automatische optimalisaties en waarschuwingssystemen.
Orderbeheer
Beheer van klantorders, van ontvangst tot levering, met geïntegreerde ordertracking en koppeling met de webshop (WooCommerce).
Distributieplanning
Automatische optimalisaite van de distributieschema's om leveringsefficiëntie te verhogen (bezorging is voor 70%+ in eigen beheer).
Klantenbeheer
Gedetailleerde klantendatabases met historische besteldata en klantgegevens.
Geoptimaliseerd met AI
Verkoopanalyse
Een functionaliteit voor het analyseren van verkoopgegevens en het identificeren van verkoopkansen en seizoensgebonden trends.
Klantenservice
Een geïntegreerde supportfunctionaliteit om klantvragen via e-mail en WhatsApp makkelijk vanuit het systeem af te kunnen handelen,
Koppeling boekhoudsoftware
Er is een koppeling gemaakt met boekhoudpakket InformerOnline, dit zorgt voor een gestroomlijnde administratie.
Status-inzichten
Meerdere grafieken en visuals met waardevolle inzichten in de statussen van verschillende processen: productie, voorraad, levering en klantenservice.
Geoptimaliseerd met AI
Omzet-inzichten
Meerdere grafieken en visuals met waardevolle inzichten met betrekking tot de financiële statussen van de bedrijven. Inclusief omzetprognoses en waarschuwingen ondersteund door AI.
Of het nu gaat om het automatiseren van een simpel werkproces, of het uitvoeren van een volledig digitaliseringstraject: maatwerk software brengt je bedrijf verder. Benieuwd naar de mogelijkheden voor jouw organisatie? Vraag dan hieronder een vrijblijvende Workflow Quickscan aan. We nemen binnen 24 uur contact met je op. Beloofd.