Wat wordt er bedoeld met digitalisering?
Digitalisering is het proces waarbij technologie wordt gebruikt om papieren documenten en handmatige handelingen om te zetten naar een digitale vorm. Voor bedrijven in het MKB biedt digitalisering erg veel voordelen, zoals: verhoogde efficiëntie, kostenbesparingen, betere klantrelaties en het aanboren van nieuwe verdienmodellen en manieren om op te schalen. Het is essentieel om te begrijpen wat digitalisering inhoudt en waarom het in de huidige zakelijke omgeving een noodzakelijke stap is geworden.
Voorbeelden van digitalisering
Digitalisering is een erg breed begrip, en wordt in alle sectoren toegepast. Een van de grootste vormen van digitalisering wereldwijd is de toenemende overgang van fysieke winkels naar webwinkels. Grote conglomeraten als Amazon en eBay ‘dwongen’ fysieke winkels om hun aanbod ook online aan te bieden. Klanten kunnen nu vanuit huis bestellingen plaatsen en deze op een gewenst tijdstip laten bezorgen, iets wat zonder digitale transformatie niet mogelijk was geweest.
Ook dienstverlenende bedrijven in het MKB staan steeds meer onder druk van digitalisering. Mede door de krapte op de arbeidsmarkt zijn veel bedrijven gaan automatiseren om repetitieve taken te minimaliseren, en personeel te belasten met meer waarde-toevoegende taken. Ook opent Artificial Intelligence in rap tempo veel nieuwe deuren op gebied van procesoptimalisatie. Bedrijven die geen aandacht besteden aan het thema digitalisering lopen hierdoor steeds sneller achter bij hun branchegenoten die wel innoveren.
Twee voorbeelden van digitalisering in het MKB
-
Een consultancy heeft specifieke eisen voor het bijhouden van gewerkte uren en het factureren van klanten op
basis van complexe tariefstructuren en projectdetails. Een maatwerk tijdregistratie- en factureringssysteem
kan worden ontwikkeld om deze processen te stroomlijnen, inclusief functies zoals tijdschrijven,
projectbeheer en het automatisch genereren van facturen.
→ AI-optimalisatie: analyse van patronen in tijdregistratie om automatische suggesties te kunnen doen voor een efficiëntere taakverdeling, en om automatisch afwijkingen te detecteren en te rapporteren.
-
Een juridisch adviesbureau moet vaak contracten en juridische documenten beheren en ondertekenen. Een
standaardoplossing voor documentbeheer is niet voldoende om aan de specifieke vereisten te voldoen. Een
maatwerk documentbeheersysteem kan worden ontwikkeld om ze functies te bieden als digitale handtekeningen,
geavanceerde beveiliging en integraties met bestaande juridische software.
→ AI-optimalisatie: analyse van juridische documenten om potentiële risico's of afwijkingen te identificeren, waardoor advocaten tijd besparen en accurater werken.
Voordelen van digitalisering
De voordelen van digitaal werken zijn groot, vooral voor het MKB. Hieronder vind je de vijf grootste voordelen die je zal ervaren na je digitalisering.
1. Efficiëntier kunnen werken
Automatisering van repetitieve taken: Door handmatige, repetitieve taken te automatiseren, zoals gegevensinvoer, voorraadbeheer en facturering, kunnen medewerkers zich richten op meer waardetoevoegende taken. Dit vermindert niet alleen de kans op menselijke fouten, maar verhoogt ook de productiviteit en de werknemerstevredenheid.
2. Besparing van tijd en kosten
Een digitaliseringstraject vereist een initiële investering, maar betaalt zich op de middellange termijn rijkelijk terug. Niet alleen dankzij de toegenomen efficiëntie, maar ook omdat er geen licentiekosten meer betaald hoeven te worden voor (het toenemende aantal) gebruikers.
3. Sterkere klantrelaties
Het gebruik van een maatwerk CRM- of ERP-systeem helpt bedrijven om al hun klantinteracties, financiële gegevens en werkprocessen op één plek te centraliseren. Dankzij de klantrelatie-gerelateerde functionaliteiten in deze software systemen, kan iedere interactie met een klant persoonlijker en relevanter worden gemaakt. Een voorbeeld is het bekijken van de klantgeschiedenis met hun voorkeuren en persoonlijke gegevens, wat een verkoopteam in staat stelt om gerichte aanbiedingen te doen met de juiste timing.
4. Sterker competitief voordeel
Door de snel veranderende zakelijke omgeving, en de rap toenemende adoptie van maatwerk software en het benutten van AI, begint digitalisering een noodzaak te worden voor iedere dienstverlenende MKB-onderneming. Bedrijven die digitaal wendbaar zijn kunnen namelijk veel sneller reageren op veranderingen in de markt. Een voorbeeld hiervan is het gebruikmaken van real-time data, om veranderende trends en klantbehoeftes te identificeren en als een van de eerste in de branche actie te ondernemen.
5. Centraal en toegankelijk kunnen werken
Iedere MKB’er die werkt met een maatwerk software systeem is erg te spreken over de mogelijkheid om vanaf één centrale cloud omgeving alle werkprocessen te kunnen organiseren en beheren. Ook de werknemers in de buitendienst plukken vaak de vruchten van digitalisering: met digitale systemen kunnen zij vanaf elke locatie toegang krijgen tot de benodigde informatie, zonder zelf op zoek te hoeven gaan naar de juiste informatie. Hieronder beschrijven we de stappen
We begrijpen dat je na het lezen van al deze informatie en voordelen snel aan de slag wilt, daarom hebben we hieronder de vijf belangrijkste stappen toegelicht om een succesvol digitaliseringstraject in te gaan als MKB’er.
Stap 1: analyseer de huidige situatie
Begin met een Workflow Quickscan
Voordat je begint met digitaliseren, is het cruciaal om een grondige analyse uit te voeren van de huidige bedrijfsprocessen en systemen. Het is raadzaam om iemand te betrekken die veel ervaring heeft op het gebied van digitalisering, en dus weet waar de aandacht naartoe moet gaan tijdens het traject. Mocht je geen in-house digitalisering-expert hebben, bieden we je aan om een Workflow Quickscan uit te laten voeren. Deze scan geeft je inzicht in de mogelijkheden, kosten en tijdlijnen van jouw toekomstige digitaliseringstraject.
Begin met een Workflow Quickscan
- Inzicht in huidige processen: begrijpen welke processen momenteel analoog zijn en welke al gedigitaliseerd zijn.
- Identificatie van inefficiënties: ontdekken waar tijd en middelen worden verspild.
- Basis voor besluitvorming: het helpt bij het nemen van geïnformeerde beslissingen over welke gebieden eerst moeten worden gedigitaliseerd.
Stap 2: stel duidelijke doelen
Het stellen van specifieke, meetbare doelen is essentieel voor een succesvolle digitalisering. Zonder duidelijke doelen is het moeilijk om de voortgang te meten en successen te behalen.
SMART-doelstellingen
SMART staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. Het gebruik van deze criteria helpt bij het definiëren van duidelijke en haalbare doelen.
Voorbeelden:
- Specifiek: "Verminder de tijd voor facturatie met 50% door het implementeren van een digitaal facturatiesysteem binnen 6 maanden."
- Meetbaar: "Verhoog de klanttevredenheidsscore met 20% binnen een jaar door het gebruik van een maatwerk CRM systeem."
- Realistisch: "Automatiseer 30% van de administratieve taken binnen het eerste jaar van digitalisering."
Stap 3: kies de juiste technologie
Er zijn talloze technologieën beschikbaar voor digitalisering, maar het is belangrijk om de juiste tools te kiezen die passen bij de behoeften van jouw bedrijf. Steeds meer MKB’ers kiezen ervoor om maatwerk software te ontwikkelen om aan specifieke behoeften te kunnen voldoen. Hieronder leggen we je het verschil uit tussen standaard softwarepakketten en op maat gemaakte software.
Kant-en-klare software
Kant-en-klare bedrijfssoftware, ook wel standaardsoftware genoemd, heeft betrekking op digitale oplossingen die ontworpen zijn om te voldoen aan de behoeften van een breed scala aan bedrijven. Deze standaard softwarepakketten zijn direct bruikbaar na aanschaf, en de (maandelijkse) kosten voor het gebruik ervan zijn vaak afhankelijk van het aantal gebruikers.
Maatwerk software
Maatwerksoftware, ook bekend als custom software of ‘aangepaste software’, heeft betrekking op op maat gemaakte digitale oplossingen die specifiek ontworpen en ontwikkeld zijn om te voldoen aan de unieke behoeften en vereisten van een bedrijf. In tegenstelling tot kant-en-klare software, biedt maatwerk software de flexibiliteit om volledig aangepast te worden aan specifieke werkprocessen, en daardoor het maximale te halen uit automatisering. Ben je benieuwd wat voor voordelen maatwerk software kan hebben voor jouw bedrijf? Neem dan contact met ons.
Stap 4: Implementeer en train
Nadat je beschikt over de juiste software is het tijd voor de implementatie. Dit moet zorgvuldig gepland en uitgevoerd worden om verstoringen te minimaliseren, en het maximale rendement uit de software te kunnen halen. Het is cruciaal dat het personeel bekend raakt met de nieuwe technologie, en een goed beeld heeft van alle relevante functionaliteiten. Dit zorgt voor een soepele overgang en maximaliseert de voordelen van digitalisering.
Praktische implementatie-tips
- Trainingssessies: organiseer regelmatig trainingssessies bij nieuwe updates van de software.
- Handleidingen: het kan nuttig zijn om handleidingen op te stellen voor juist gebruik van de software.
- Ondersteuning: biedt werknemers de mogelijkheid om vragen te stellen en ondersteun ze waar nodig.
Stap 5: monitor en optimaliseer
Digitalisering is een doorlopend proces. Blijf je bedrijfssoftware en processen optimaliseren om ervoor te zorgen dat je steeds efficiënter werkt. Hiervoor is het belangrijk om de voortgang van je digitaliseringsproces continu te monitoren, en waardevolle feedback op te halen bij medewerkers.
Conclusie: digitaliseren als MKB’er
Zoals je hebt kunnen lezen biedt digitalisering MKB'ers veel cruciale voordelen, waardoor ze efficiënter kunnen werken. Het verbetert klantrelaties door gepersonaliseerde service, en vergroot de werknemerstevredenheid door het automatiseren van repetitieve taken. Bovendien helpt het MKB'ers concurrerend te blijven en maakt het interne processen toegankelijker, wat essentieel is voor toekomstige groei. Ben je benieuwd geworden naar wat digitalisering kan betekenen voor jouw bedrijf? Vraag hieronder dan een vrijblivende Workflow Quickscan aan.
